01 Convención de nombrado en la automatización de archivos
El nombrado consistente es la base. Una automatización de archivos bien hecha empieza por una convención clara que tu organización pueda mantener: el agente la aplica al pie y deja de discutirse en cada documento.
Hay varias convenciones razonables, no una mejor que las demás. Lo importante es elegir la que encaje con cómo trabaja tu equipo y aplicarla con consistencia. La automatización de archivos absorbe esa consistencia para que ya no dependa de la disciplina individual.
- cliente-tipo-fecha-version: útil cuando el cliente es la dimensión principal del archivo
- proyecto-fase-fecha: cuando el trabajo se organiza por proyectos con etapas
- area-tipo-fecha: cuando hay áreas internas con repositorios separados
- aaaammdd-tipo-asunto: cuando el orden cronológico estricto importa
- Versionado claro: v1, v2, vDef o aaaammdd-hhmm, evitando el "_FINAL_v2_definitivo_realmente"
- Caracteres seguros: sin tildes, sin espacios, separadores claros para evitar problemas en sistemas dispares
02 Detección de duplicados y versiones
El mismo documento en tres carpetas distintas, con tres nombres distintos, es uno de los síntomas claros del archivo descontrolado. La automatización de archivos identifica los duplicados antes de que se acumulen.
- Comparación por contenido (hash) — el agente calcula la huella digital de cada archivo y detecta copias exactas en cualquier ruta
- Comparación semántica — versiones casi idénticas (con diferencias de párrafo) se identifican y se ofrecen como candidatas a consolidar
- Identificación del original — entre varias copias, el agente elige la que tiene metadatos más completos como referencia
- Conservación con trazabilidad — el original se queda, las copias se eliminan tras registro y, cuando aplica, se sustituyen por enlace
- Excepciones documentadas — si por flujo legal hace falta una copia separada (por ejemplo, en otra área), se respeta y se justifica
- Aprobación humana al consolidar — la consolidación de versiones cercanas siempre pasa por revisión de la persona responsable
03 Plazos legales por tipo de documento
El cumplimiento normativo no es un anexo: es la columna vertebral de la automatización de archivos. El agente IA archivador conoce los plazos por tipo de documento y los aplica sin que nadie tenga que recordarlos.
FISCALES Facturas y libros contables 4 años AEAT (Ley General Tributaria), 6 años Código de Comercio. El plazo se aplica desde la finalización del periodo de presentación.
LABORALES Nóminas, partes, contratos 4 años Estatuto de los Trabajadores, 5 años cotización TGSS. Los expedientes laborales se conservan tras la extinción del contrato.
PBC Prevención del blanqueo 10 años Ley 10/2010 cuando la empresa esté sujeta. Documentación de identificación de clientes y de operaciones examinadas.
SANITARIOS Historiales y consentimientos 5 años desde última asistencia (Ley 41/2002), con tratamiento especial de datos de salud bajo el RGPD.
04 Paso a archivo histórico
Un archivo activo cargado de documentos que ya no se consultan se vuelve lento y caro. La automatización de archivos separa lo vivo de lo histórico de forma transparente y reversible.
CRITERIO DE PASO Sin acceso durante un periodo configurable (12, 24 o 36 meses según política), o cierre formal del proyecto/cliente al que el documento pertenece.
DESTINO HISTÓRICO Almacenamiento más económico (almacenamiento en frío), con acceso en minutos cuando se necesite recuperar un documento.
REVERSIBILIDAD Si un documento histórico vuelve a usarse, el agente lo restaura al archivo activo de forma inmediata y mantiene el historial del traslado.
METADATOS COMPLETOS El paso a histórico no pierde información: tipo, fecha, parte, proyecto y plazo de retención viajan con el documento.
05 Borrado revisable y RGPD
Después de varios despliegues vividos por dentro, la diferencia entre una automatización de archivos que pasa una auditoría de protección de datos y otra que la suspende, está en cinco pilares. Sin humo: si fallan estos, el RGPD se queda en discurso.
- 01 El agente nunca borra solo
Cuando un documento alcanza su plazo de conservación, el agente IA archivador lo eleva a una bandeja de revisión humana. La decisión final la toma una persona responsable, conforme al principio de responsabilidad proactiva del RGPD.
- 02 Conservación condicional ante litigios
Si hay litigio activo, expediente abierto o requerimiento de la administración, el agente bloquea el borrado del documento implicado hasta que la persona responsable lo autorice.
- 03 Registro de cada borrado
Cada borrado queda registrado: documento, fecha, persona que autorizó, motivo del borrado. Listo para auditoría de protección de datos cuando se requiera.
- 04 Derecho al olvido atendible
Cuando un cliente o un trabajador ejerce su derecho al olvido, el agente localiza todos sus documentos y propone borrado controlado, respetando los plazos de conservación legalmente exigibles.
- 05 Cláusulas con encargados de tratamiento
El contrato de encargo de tratamiento entre tu empresa y el proveedor del agente se firma con las cláusulas que el RGPD exige antes de iniciar el despliegue.